OPERACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

Dentro del abastecimiento, es necesario llevar a cabo el proceso de compras, el cual representa las etapas en las que el cliente pasa desde que surge su necesidad hasta que toma la decisión de adquirir el producto o servicio.

Las etapas a seguir funcionan para llegar al objetivo mediante las evaluaciones ya realizadas anteriormente al seleccionar proveedor y formalizar un contrato.

Son:

1.- Requisición o solicitud de compra 

La requisición es el formato/documento digital con el que se autoriza al departamento de compras el suministrar algún bien o servicio, la cual, debe ser previamente autorizada en base al monto de la solicitud, y debe ser emitida por los usuarios responsables de realizar la requisición correctamente.

2.- Cotización

La cotización es el documento digital en el que se estipula el precio de un bien o servicio, su disponibilidad y las características de la oferta, para participar en el proceso de compra. SU función es servir como guía para el comprador a la hora de elegir proveedor, ya que de esta manera, se comparan precios, características y condiciones de entrega.

 En algunas ocasiones también recibe el nombre de presupuesto.

3.- Orden de compra.

Este documento es emitido por el departamento de compras a proveedor, cuya finalidad es solicitar el bien o servicio, con el cual, el proveedor dependiendo de los términos de pago, puede comenzar a prestar el servicio o realizar el producto, sin recibir un monto de pago al instante.

Todo lo que se compre en una empresa, deberá realizarse mediante una orden de compra a través de un numero de registro único, con el que se pueda controlar su uso.

   Su principal función y objetivo es confirmar el precio y las condiciones de entrega de los requerimientos que se realizaron en la requisición a los proveedores.

4.- Recepción de suministros 

Ahora bien, en esta etapa, los suministros que fabrico, distribuyo o realizo un proveedor se reciben a nuestro almacén para ser inspeccionados, validados, clasificados e ingresados a nuestro inventario, para almacenarlo hasta que la empresa lo requiera.

En este proceso, hay 2 tipos de recepción de suministros, la recepción de material físico y la recepción de servicios, estos últimos también necesitan ser validados para confirmar que se realizaron y garantizar su pago.

Se debe garantizar que el material o servicio que compramos, cumpla con las condiciones en el que lo solicitamos y además cotejar lo que se nos esta entregando contra lo que ordenamos.

5.-Pago a proveedores 

La etapa final de todo el proceso, es el pago a proveedores, donde después de validada y aceptada la mercancía o el servicio, se realiza una transferencia bancaria o deposito en efectivo de acuerdo a los días de crédito estipulados en la orden de compra, en base a la factura entregada cuando se entrego la mercancía. 

Se suelen utilizar estos tipos de factura:

• Ordinaria: Detalla las entregas, precios y datos del proveedor y cliente.
• Comercial y proforma: Sirven para confirmar el valor de la transacción.
• Electrónica: Se entrega digitalmente y contiene los mismos datos que la factura ordinaria. 

Al llevar a cabo todas estas etapas de forma correcta y congruente, garantizamos un buen proceso de operación del departamento y solo así, funcionara correctamente.

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