PLANEACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

  PLANEACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 

El departamento de compras ocupa una posición única debido a su importancia dentro de la organización, ya que las compras son clave del éxito de una empresa y de ellas depende el buen funcionamiento y la organización entre la producción y sus proveedores.

ESTRUCTURACION DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Comprar materias primas, productos semi-terminados, materiales, servicios, equipos es fundamental en muchas empresas, sobre todo en las de giro industrial(manufactureras).

    Las principales responsabilidades del departamento de compras están comprendidas en todas las operaciones llevadas a cabo con los proveedores internos y externos de la empresa.  Podemos mencionar:

1. Responsabilidades propias del departamento.

Las responsabilidades propias son aquellas en las que el departamento se responsabiliza al 100%, obtiene el control completo y son parte de sus funciones.

• Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios para la empresa.
• El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de adquisición y el precio de los materiales.
• Negociar los tratos necesarios en caso de rechazos o ajustes.
• Gestión completa de las ordenes de compra.
• Elegir a los proveedores que mas le convenga a la empresa de acuerdo a las necesidades.

Entre otras.

La estructura de la organización dentro del departamento esta basada en múltiples puntos:

• El nivel general de organización que la misma haya logrado sus perspectivas de desarrollo.
• Las oportunidades que haya de especializar al personal.
• La coordinación existente entre el almacén y el departamento de control de producción o sus equivalentes.
• Situación de los mercados.
• Las diversas dificultades por las cuales atraviesan los aprovisionamientos.
• Grado de centralización y descentralización existente.

La organización de compras dentro de una empresa se puede definir como un equipo de la gerencia administrativa de la empresa, el cual esta integrado por personal capacitado y con experiencia y tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la compañía para realizar sus actividades.

La función del departamento de compras es ayudar a producir a la empresa con la reducción de costos en la adquisición de materiales, mediante la adquisición, la provisión a las demás áreas y a la guarda y almacenaje de la materia prima.

Como sabemos, el departamento de compras no tiene un lugar fijo dentro de la organización, ya que su puesto depende mucho del giro y necesidades a satisfacer y aunque el departamento/área no tenga un lugar establecido en muchas ocasiones, se rige por medio de principios que logran su efectividad y desempeño:

1. Principio de ubicación: Definir su posición y basado a eso su importancia en el organigrama.
2. Principio de centralización y descentralización: Fijar actividades que sean independientes y dependientes a otros departamentos.
3. Principio de la sencillez: Su organización debe ser de lo mas sencilla para que su objetivo se cumpla.
4. Principio de la armonía: Relaciones positivas con todos.
5. Principio de la flexibilidad: Deberá adaptarse a los constantes cambios de la empresa.
6. Principio de la eficiencia: Resultado de todos los principios en conjunto.

CLASIFICACION DE LOS PRODUCTOS POR GRUPOS

Para comenzar a definir el producto, debemos de saber que es algo que va a satisfacer nuestras necesidades y/o deseos, por tanto, un producto es un conjunto de características y atributos tangibles e intangibles que el comprador/cliente acepta para satisfacción de necesidades o bien para coadyuvar al logro de objetivos de una organización.

Existen 2 tipos de productos: 

• Productos de consumo 
• Productos industriales

Los productos de consumo son determinados así porque es el cliente final o bien usurario quien procede a la adquisición de los mismos, para poder satisfacer de forma inmediata una necesidad, que se reduce al consumo personal. Y se sub-clasifican en:

1. Bienes de consumo duradero
2. Bienes de consumo destructivo
3. Bienes de conveniencia 
4. Bienes de compra esporádica 
5. Bienes de especialidad

Por otra parte los productos industriales son determinados así porque son necesarios para la producción de demás productos. Para ello, es necesario el tratamiento de los mismos con el fin de obtener el bien para el consumidor final. Se clasifican de acuerdo a su participación en el proceso de producción y según su costo. Y su sub-clasificacion es: 

1. Materias primas 
2. Materiales y partes manufacturadas
3. Suministro 
4. Equipo pesado

CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES 

    Determinar las clases de proveedores que existen es esencial porque solo así se puede elegir con hechos cuales son los que necesitamos para el optimo funcionamiento de una empresa o PYME.

La clasificación lleva un proceso que consta de 4 etapas para elegir proveedor dependiendo de que es lo que se requiera, pero para saber que necesitamos, debemos tener claro que existen proveedores:

• INTERNOS 
• EXTERNOS 

Los internos son aquellos trabajadores de la empresa que deben entregar un producto o servicio en un plazo de tiempo determinado.

Y los externos, sin duda alguna, son empresas, industrias o instituciones que suministran lo necesario para el funcionamiento adecuado de la empresa. 

Sabiendo esto, debemos conocer a los proveedores externos enfocados en bienes y se clasifican en:  

• De productos: Estos proporcionan un articulo que tiene un valor monetario y satisfacen una necesidad tangible en el mercado. 

• De servicios: Ofrecen servicio para que la organización siga funcionando de manera indirecta (luz, agua, etc.)

• De recursos: Satisfacen las necesidades a nivel económico.

CLASIFICACION DE LOS TIPOS  DE COMPRAS 

Cada proveedor cumple una función diferente, uno puede tener envíos al día siguiente que nos urjan y otros con compras anticipadas. Dentro de una organización siempre van a existir distintas maneras de comprar, y de ahí se derivan....

1. Las compras especiales: Bien pueden ser mobiliario para uso oficinista.
2. 
   Las compras anticipadas: Son aquellas que se realizan antes de que surja la necesidad y estas pueden ser parte de la planeación de la producción.
3. Las compras estacionales: Productos de temporada.
4. Compras rutinarias: Son compras que se realizan en pequeñas cantidades y que satisfacen las necesidades del día a día.
5. Compras de oportunidad: Son productos que se pueden comprar cuando hay rebajas, descuentos u ofertas.
6. Compras de urgencia: Cubren las necesidades de manera urgente.

TIPOS DE NEGOCIACION

Para que nosotros podamos llegar a un acuerdo con nuestro proveedor o quien sea el que nos suministrara los insumos, debemos pactar un tipo de negociación. El objetivo de la negociación es llegar a un acuerdo satisfactorio entre ambas partes, de tal manera que salgan beneficiadas.

Pero en muchas ocasiones, es no es posible, ya que a veces solo buscamos nuestro propio beneficio y ponemos condiciones que nos pueden ver afectados a lograr nuestro objetivo, y viceversa con el proveedor, pero para evitar malos entendidos y que podamos llevar a cabo el trato, es muy importante conocer los tipos de negociación:

Una vez ya conocidos los tipos de negociación, ambas partes hablaran y se concluirá que tipo de negociación se llevara a cabo para posteriormente hacer el contrato.

TIPOS DE CONTRATO 

Para que nosotros podamos adquirir un material, producto, materia prima; es necesario contar con un proveedor y para que este mismo nos pueda suministrar lo que necesitamos debe haber un contrato que involucre a ambas partes para poder formalizar la negociación, cada contrato tiene una función diferente pero tanto el proveedor como el cliente deben conocer las características de su compra y en base a eso, elegir el contrato que mas les convenga. 

Existen los contratos:

• De Arrendamiento
• Comodato
• A Consignación 
• De Maquila

POLITICAS DE COMPRA 

Las políticas de compra de una empresa son pautas que generan las empresas con del fin de determinar cuales serán las condiciones y plazos de pago de adquisiciones. Son diseñadas para seguirse con gran responsabilidad, de tal manera que no haya diferencias y desperfectos al momento del abastecimiento de los insumos que se ocupan para la producción de tales productos. 

Para que las políticas de compra cumplan su función correspondiente y de la manera mas eficiente, es necesario que sigan estas pautas:

• Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
• Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios y evitar tener productos obsoletos.
• Mantener los niveles de calidad de cada uno de los productos.
• Negociar descuentos y condiciones de pago.
• Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas.

Entre otras.

PRESUPUESTOS 

El presupuesto de compra es el informe que contiene la cantidad de materias primas o materiales directos en inventario que una empresa debe comprar durante cada cierto periodo. La cantidad indicada en el presupuesto debe ser la suficiente para garantizar el inventario disponible para cumplir con los pedidos de productos de los clientes. 

El presupuesto permite determinar cuanto dinero y cuantos productos se necesitan para alcanzar los objetivos deseados.

Sus elementos son: ROTACION DEL INVENTARIO, ESTIMACIOND DE VENTAS Y PRODUCCCION Y EL COSTO DE LOS MATERIALES. 

REFERENCIAS:

• https://www.gestion.org/las-politicas-de-compras/#:~:text=Las%20pol%C3%ADticas%20de%20compras%20son,productos%20para%20sus%20operaciones%20habituales.
• https://www.lifeder.com/presupuesto-compras/
• https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-los-productos/#Productos_Industriales
• https://www.liderdelemprendimiento.com/logistica-y-distribucion/que-son-los-proveedores/#Proveedores_tipo_8220A8221
• https://asconsultores.com.mx/como-se-organiza-el-departamento-de-compras/